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Compte rendu réunion club UGSF du 26 Septembre 2013


Introduction

par Pierre Erol Giraudy (AZEO) et Na-Young Kwon (Microsoft)

 Présentation du club UGSF et des évènements à venir autour de SharePoint :

  • rebuild 2013 le 3 octobre à Nantes -> quel sera le représentant IT&L@bs ?
  • prochaine réunion du club UGSF le 12/12/2013
  • techdays 2014
  • SharePoint Conference (SPC) en Mars 2014 à Las Vegas
  • MVP Summit
  • Conf’ SharePoint 2014 à Paris

Na-Young annonce clairement que le moteur social de Microsoft sera Yammer et qu’il va être de plus en plus intégré à SharePoint en commençant par SharePoint Online et l’arrivée de beaucoup de nouveautés à l’automne (octobre 2014) puis étalées sur un cycle de 90 jours. La version onPremise (abrégée « onPrem ») héritera des fonctions d’intégration avec SharePoint.

Toutes les slides des présentations sont accessibles publiquement au format PDF

Présentation de l’ECM dans SharePoint 2013

par Mickaël NOKHAMZON Architecte SharePoint et Karine Loubli Consultante ECM (GFI).

Cette session reprend les concepts fondamentaux de l’ECM, la réglementation en vigueur au niveau national, européen et international et comment SharePoint répond seul ou avec l’aide d’un certain nombre de solutions tiers aux exigences liées à la gestion de contenu documentaire et au record management.

Un focus est fait sur la notion de record management (gestion des enregistrements). Celui-ci permet le suivi complet du document avec un certains de nombre de règles à respecter pour pouvoir assurer sa valeur probante.

Les normes sont les suivantes :

  • A un niveau international :
    • ISO 1589 initialisées par les australiens
    • Normes ISO 3030X
  • A un niveau européen :
    • Moreq : description très complète, elle doit être maîtrisée par le responsable fonctionnel
  • A un niveau national pour la France :
    • ZF 4913 : plus technique car elle décrit ce que l’on attend du système

Authenticité

Un document authentique est un document dont on peut prouver :

  • Qu’il a effectivement été produit par la personne qui prétend l’avoir produit
  • Qu’il a été produit au moment où il prétend l’avoir été 

SharePoint répond nativement à ces notions de base, ces métadonnées étant portées par le document lui-même (dans le contenu openXML pour un document Office par exemple). Cela étant, la base de données SharePoint peut être modifiée même si ce n’est pas supporté par Microsoft, les données ne seront donc plus fiables à 100%.

Pour répondre à cette problématique, des solutions telles que Titus et Everteam peuvent être utilisées.

Fiabilité

Un Système ERM doit :

  • Fonctionner de manière continue et régulière
  • Protéger les documents contre l’altération ou l’élimination abusive
  • Fournir un accès immédiat à tous les documents et leurs métadonnées

Dans SharePoint 2013 le mécanisme d’audit permet de répondre à ce besoin en fournissant des rapports Excel. Ceux-ci peuvent facilement être modifiés manuellement. L’eDiscovery apporte également son lot de fonctions intéressantes dans ce cadre.

AvePoint propose un outil nommé Compliance Guardian, celui-ci génère des rapports plus avancés que ceux de SharePoint 2013. Titus fournit également ce type de fonctions.

Intégrité

Il convient que la structure d’un document, c’est-à-dire sa forme et ses relations entre éléments constitutifs, demeure intacte.

Afin d ‘empêcher la falsification d’un document il existe les solutions suivantes :

  • Avoir une gestion fine de la sécurité en ne donnant accès qu’aux contenus nécessaires aux utilisateurs. Il est par exemple possible de ne pas donner un droit de suppression à un groupe d’utilisateur.
  • Une solution telle que Prim’x offre des outils de chiffrement documentaire sur SharePoint. L’utilisateur doit avoir une clé pour pouvoir accéder au contenu du document. Cela permet, par exemple, d’empêcher un administrateur ou SQL Server de récupérer le contenu du serveur ce qui a par exemple été le cas d’Edouard Snowden dans l’affaire PRISM.
  • Transformer son document en un élément non modifiable (image – PDFa etc.), le document modifiable d’origine peut alors être conservé pour indexation et l’élément non modifiable placé dans le même document set que le document original.

Traçabilité

L’ensemble des événements qui touchent le système ainsi que les documents doivent donner lieu à un historique (extrait du « Nouveau glossaire de l’archivage » de Marie Anne Chabin).

Pour cela il existe les audits SharePoint 2013 ainsi que la traçabilité fournie par la solution Compliance Guardian d’AvePoint.

Expiration / Sort Final

Il faut pouvoir gérer les durées de conservation des documents en fonction de contraintes réglementaires et de la criticité de celui-ci.

Le sort final aboutit soit :

  • A la destruction physique
  • La conservation pendant un temps défini
  • Le versement ou le transfert

SharePoint 2013 répond nativement à l’ensemble de ces cas de figure. Les solutions AvePoint également.

Conformité

Le système doit fournir des moyens d’audit. La norme ZF 4213 recommande une utilisation récurrente des audits.

SharePoint 2013 est tout à fait conforme sur ce point.

Le Record Management recouvre donc l’ensemble du cycle de vie du document depuis sa production, en passant par son utilisation courante et enfin son archivage.

Ce qu’il manque à SharePoint 2013 sur le record Management :

  • Problèmes sur le DocID : le format n’est pas très fonctionnel et difficilement modifiable car SharePoint ajoute automatiquement un préfixe.
  • La gestion des emails : les métadonnées (From, To, subject etc.) ne sont pas capturées automatiquement OOTB. Des outils tiers permettent de combler ce manque.

L’archivage sur SharePoint 2013

Par Serge LUCA MVP SharePoint et  Isabelle Van Campenhoudt MVP SQL (ShareQL)

Cette session explique de manière détaillée et en montrant les limites de SharePoint / SQL (online et onprem) la notion de gestion d’archives et comment le planifier.

Information LifeCycle : Création -> consommation -> archivage -> destruction.

SharePoint 2013 ne sait pas archiver un site complet nativement. La notion de site closure ne couvre pas la notion d’archivage. Afin de faire du record management, l’ensemble des rôles suivant doivent être intégrés à l’équipe :

  • Record Compliance Officer : la personne (l’équipe) qui définit ce qu’est un record
  • L’IT qui planifie, installe et monitore le système
  • Le content manager qui s’assure que les équipes suivent les bonnes pratiques de Record Management

Une des étapes très importante est le FILE PLAN, celui-ci est basé sur un worksheet fournit par Microsoft et défini de nombreuses propriétés/comportements pour chaque type de contenu identifié pour être intégré dans le système.

inplace Record Management

Ceci permet de déclarer un enregistrement au sein d’une bibliothèque de document. Une fois l’enregistrement déclaré une petit icône (cadena) apparaît, celui-ci suit alors le comportement définit au niveau de la bibliothèque ou au niveau de la collection e site.

Il n’est pas possible de déclarer un document set en tant qu’enregistrement dans le cadre de l’inplace record management.

Archive Record Management

Les utilisateurs décident que les enregistrements seront placés dans un record center (site basé sur un modèle spécifique). Dans ce cas il faut définir le type de contenu dans le site d’origine ainsi que le site de destination. Le contenttype Hub est très utile dans ce cadre car il permet une gestion des type de contenus centralisée (dans un site caché : /sites/contenttypehub)

Il faut impérativement savoir que lorsque le document est transféré depuis sont site d’origine vers le record center, les informations suivantes ne le suivent pas :

  • Audit
  • Sécurité
  • Versionning

eDiscovery

Cette fonctionnalité, apparue dans la version 2013, permet, via le moteur de recherche, permet de rassembler des documents en cas de litige. Un snapshot de toutes les informations figées peut être créé pour export vers un format qui convient au tribunal pour lecture. Le processus d’eDiscovery est normé aux US et SharePoint est conforme à ces normes.

SiteClosure

SharePoint 2013 permet de fermer un site mais pas de l’archiver automatiquement. Des solutions telles que OpenText ou fournies par AvePoint permettent de combler ce manque. Il est bon de noter que si c’est le site racine d’une collection de site qui est clos, alors le reste de cette collection passe en lecture seule. Ce qui n’est pas le cas pour les autres sous sites.

SQL Serveur / Hardware

Dans le cadre de la mise en place d’archivage il est nécessaire de créer un « Capacity Planning ».

Les limites connues sont les suivantes :

  • onPrem : 200Gb par base de données de contenu sauf si côté hardware il est possible d’affirmer que l’on a au minimum 0,25 IOPS/GB et idéalement 2 IOPS/GB. Dans ce cas il est possible d’aller jusqu’à 4TB par base de donnée de contenu voire plus (Microsoft lors de ses tests de charge a pu avoir des bases jusqu’à 8 Tb). Il faut également respecter des contraintes au niveau accès aux contenus, en effet, afin d’avoir des bases aussi conséquentes en volume, 5% du contenu doit être accéder par mois au maximum.
  • online : 100Gb par collection de site + détails techniques visibles directement dans la présentation

En conclusion il faut comprendre qu’archiver nécessite beaucoup de gouvernance et qu’il est beaucoup plus simple de le faire en mode onPrem.

Gérer la confidentialité des contenus sensibles

Par Guillaume MEYER, MVP SharePoint (Eryem Conseil).

Il est important d’identifié correctement les données à classifier. Aujourd’hui nous faisons face à une vague de déclassification aux US car de trop nombreux documents étaient classifiés sans raison valable.

Il est nécessaire de développer la conscience de ses utilisateurs avant tout et il est préférable d’avertir les utilisateurs avant de complètement les bloquer.

Titus Security Acces

Un outil tel que la suite de TITUS permet de :

  • Marquer des documents de type Office ou PDF à l’aide de filigranes. Ceux-ci peuvent être ajoutés automatiquement aux contenus documentaires en fonction de l’identité de l’utilisateur créateur du contenu ainsi que de certaines métadonnées. Des règles assez complexes peuvent être appliquées pour le marquage. Cela permet de rapidement identifier la nature d’un document lorsqu’il circule.
  • Avertir l’utilisateur lorsqu’il envoie, par email, un document sensible (identifié en tant que tel) à un utilisateur en dehors de son domaine ou à une liste de diffusion.

 L’outil Titus Security Access consiste en un moteur de règle qui permet de définir la sécurité des documents de manière centralisée et en fonction des métadonnées. Un changement de niveau de sécurité peut également avoir lieu en fonction du statut d’un document au cour d’un docFlow par exemple. Si ces règles sont gérées manuellement, sans ce type de moteur, cela peut vite devenir très complexe à maintenir.

Luxid pour SharePoint de TEMIS

Extrait automatiquement les métadonnées à partir d’un fichier comprenant du texte. Plus de 200 formats de fichiers peuvent être pris en compte. Les métadonnées sont ensuite ajoutée automatiquement à l’élément SharePoint ce qui vient enrichir ce que l’utilisateur peut déclarer lui-même.

Une automatisation est alors possible en matière de sécurité du contenu si cet add-on est accompagné de la suite TITUS qui en fonction des métadonnées appliquera les règles de sécurité nécessaires.

Solution RMS de Microsoft

Le déploiement est a priori coûteux et très spécialisé, il ne doit pas être mis en œuvre dans n’importe quel cas d’usage.

Data Loss Prevention (DLP)

Ceci consiste en une « machine » qui analyse les contenus qui sont soit présents sur un disque soit qui transitent via un réseau, et, en fonction de certaines règles, peut les placer en quarantaine. Ceci permet d’éviter à un contenu confidentiel d’être envoyé par email par inadvertance (dans la salle les cas de ce type étaient nombreux).

Le contenu peut être identifié en fonction d’expressions régulières, de métadonnées etc.

Type de solutions :

  • Network DLP
  • Storage DLP
  • Endpoint DLP

Ces solutions sont très coûteuses et peuvent générer de nombreux faux positifs, une personne doit alors pouvoir les contrôler en permanence afin de ne pas perturber la circulation de l’information.

Retours d’expériences et gouvernance sur SharePoint

Par Pierre Erol Giraudy, MVP SharePoint (AZEO)

SharePoint 2013 n’est pas une GED clé en main ! Pierre Erol rencontre de plus en plus de problèmes de cohérence entre les environnements d’UAT, PRE PROD, PROD chez ses clients.

Afin de savoir si 2 fermes sont ISO il est possible d’utiliser un outil tel que « Documentation Toolkit for SharePoint ». Celui-ci analyse la ferme et génère automatiquement un rapport d’environs 80 pages très complet. Il permet de mettre en évidence un différentiel entre 2 fermes à un niveau très fin. Ce type d’analyse peut être automatisée et les outputs comparés.

Les outils AvePoint

Par Antoine Driad, Sales VP France BENELUX.

Ceux-ci ont été cités de nombreuses fois par chacun des speakers au cour de cet après-midi. Il apparaît alors évident qu’AvePoint est un acteur majeur lorsque l’on parle d’ECM avec SharePoint.

Les outils s’interfacent avec de nombreuses versions de SharePoint et dans l’ensemble des cas de hosting (online, hybrid, onPrem).

Entre autres les outils AvePoint permettent de :

  • Générer des alertes sur les accès suspects
  • Réinitialiser les droits sur les bases définies au départ via un job qui passera sur l’ensemble des contenus chaque jour
  • Détection, tagging voire isolation des contenus sensibles
  • Réécriture avancée de la gestion des droits, par exemple un responsable de site ne doit pas nécessairement en être l’administrateur avec contrôle total.

La remarque générale est qu’il n’est pas possible d’empêcher la malveillance volontaire, si un utilisateur veut faire des screenshots de son écran il le fera, il pourra même en prendre des photos. Il s’agit juste de limiter les erreurs involontaires qui concernant une grande partie des problèmes de fuite de données.

Les outils proposés par DICOM

Par Koen Beeuwsaart, Sales Director Benelux/France DICOM.

 Ils proposent l’ensemble de la suite Knowledge Lake. Les produits ont été conçus spécifiquement pour SharePoint et c’est, selon eux, leur principal avantage.

KnowledgeLake Capture

Scanne des documents, tagging avec métadonnées et envoie à SharePoint.

KnowledgeLake Connect

Import de documents électroniques (Office, PDF etc.) dans SharePoint avec possibilité de compléter leurs métadonnées.

KnowledgeLake Imaging

Prévisualisation de document, recherche, exploration. S’intègre avec de nombreuses applications tierces (SAP, AX etc.)

Collabware CLM

Produit ouvert et multilingue. Permet de déclaré tout contenu en tant que record et prouve que l’archivage se fait de manière légale car il est conforme à un grand nombre de normes internationales.

iTernity – iCAS (compliant archive software)

Solution d’archivage légal. Plus de détails ici : http://www.iternity.com/icas-software-125.html

Les workflows et le BPM dans K2

Par Jean Cadeau, responsable technique France K2.

En faveur du workflow :

  • Une récente étude de Gartner place le BPM en 1ère place des cas d’usages autour de SharePoint.
  • En mars 2013, 32% des DSI envisagent d’investir dans le workflow / BPM au cour des 2 prochaines années.
  • Le workflow améliore l’agilité, assure la traçabilité et facilite la mise en conformité.

Les workflow natifs SharePoint sont très centrés sur les documents, il est très difficile de faire du workflow/BPM en dehors de ce cadre avec SharePoint 2013.

L’objectif de K2 est de mettre en place 80% des applications de workflow sans écrire de code. Pour cela ils offrent une suite d’outils autour de :

  • Workflow
  • Forms (outil smartForms mis en place par des personnes qui ont utilisé InfoPath pendant des années et qui apportent donc de grosses évolutions par rapport à l’outil de Microsoft).
  • Reports
  • Data

Les connecteurs qu’offre K2 permettent de manipuler des données en dehors de SharePoint, entre autres, sont disponibles des connecteurs pour Knowledge Lake, avePoint etc.

De nombreux cas d’usages ont été exposés, ceux-ci étaient classés par grand domaine (finance, RH, achat, etc.), on y retrouvait entre autres :

  • Dématérialisation de factures
  • Management de contrats
  • Gestion d’ouverture de ligne chez un opérateur télécom
  • Gestion entrée / sortie de personnel
  • Demande de congés
  • Gestion de courriers entrants
  • Dématérialisations en tout genre
  • Traitement d’appel d’offre
  • Gestion de budget
  • Gestion de prospects CRM
  • Gestion de paiements
  • Gestion de suivi des commandes
  • Gestion des sinistres

K2 démontre sa valeur ajoutée sur de nombreux processus d’entreprise et expose comment, via des exemples concrets, ils évitent la perte de données ou le blocage de process à leurs clients.

Retour d’expérience projet ECM client Pharma

Par Nabil Babaci MVP SharePoint (architecte chez AZEO)

Compte rendu autour des méthodes utilisées pour ce projet (plateforme d’e-learning) et point autour :

  • Des exgigences liées à ce type de projet
  • De l’infra et des exigences très fortes client concernant la disponibilité de sa plateforme
  • Des outils utilisés pour les audits et le monitoring
  • Des process mis en place par le client en terme de développement, de déploiement et d’industrialisation
  • De la méthodologie projet PUMA mise en œuvre
  • Des profils amenés à intervenir dans l’équipe

Cf. Slides PDF directement 🙂

Windows Azure Backup

Par Jean Luc BOUCHO MVP Azure (architecte chez infosys)

Liens entre SharePoint et Azure :

  • Hébergement possible d’une ferme et installation totalement scriptée
  • Hébergement des apps SharePoint 2013
  • Sauvegarde des plateformes SharePoint

Le coût de stockage (d’archivage) est a priori faible et donc à étudier par les entreprise, il est de l’ordre de 200 euros / To / mois (bande passante incluse). Coût actuellement réduit de 50% pendant la preview mais pas de SLA contrairement aux autres services Azure.

Afin de mettre le service Windows Azure backup en œuvre, il suffit d’installer un agent sur ses machines system center ou windows server. Un système de certificat doit être mis en place. Ensuite les tâches de backup doivent être planifiées. Il existe également des commandes powershell pour gérer le service.

A étudier donc si DSI ouverte à ce type de service cloud.

Quelques photos de de cet évènement par Gilles Pommier sur Flicker

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Compte rendu réunion du club UGSF (user group sharepoint france) – 6 décembre 2012


1.  Introduction

par Pierre Erol Giraudy (AZEO)

Quest indique que les migrations 2007-> 2013 sont possibles sans donner plus de détails sur l’ensemble des effets de bords qui peuvent être rencontrés. Ils ne sont pas présents finalement.
SharePoint Workspace est remplacé par skydrive pro, ils sont actuellement 15 contributeurs sur un livre traitant de SharePoint 2013 et s’en servent comme base de travail commune.

2.  Réseau Social d’entreprise et communautés de pratique

par Guillaume MEYER et Aymen Bentalem (CEO et DT Eryem Conseil).

SharePoint 2013 offre une approche résolument « User Centric », en effet chaque utilisateur possède sa propre page d’accueil et les profils ont été enrichis avec des newsfeed conversationnels (possibilité de réagir sur un flux d’information).

Selon le présentateur, le réseau social d’entreprise implique une transversalité de l’information tandis que l’espace communautaire créer des silos et donc une verticalité (cloisonnement de l’information).
Il existe un template de site « site communautaire » qui permet de :

    • Gérer des discussions catégorisées (grosses évolutions par rapport aux forums de discussion de SP 2010)
    • Afficher la liste détaillée des membres du site avec les discussions auxquelles ils participent, le nombre de réponses apportées etc.
    • L’administrateur peut choisir entre le « like » et le « rating » concernant les contenus de son site, il a également la possibilité de le score de réputation d’une personne sur une communauté donnée et de personnalisé ce scoring (en fonction de la valeur du score la personne aura un niveau débutant à expert par exemple).
    • Un community manager peut décerner manuellement un titre (=un badge) à un utilisateur afin de lui donner de l’importance dans la communauté.
    • Il est possible de signaler un contenu choquant, la demande est alors traitée par l’administrateur du site (la demande est anonyme sauf pour l’admin). Dans la réalité cette fonctionnalité est statistiquement très peu utilisée car les utilisateurs se modèrent souvent eux-mêmes et sont soumis, la plupart du temps, à une charte d’utilisation de leur intranet.
    • Pour de la modération sur le contenu il est possible de :
      • Pour une modération a posteriori : s’abonner à un ou des résultats de recherche sur une liste de mots clés donnée et supprimer le contenu ou le déplacer s’il pose problème
      • Pour une modération a priori : mettre en place un workflow d’approbation, si on veut une approbation automatisée sauf dans le cas ou on trouve un mot clé faisant partie d’une black liste il faut alors faire un léger développement.
    • Il est possible de s’abonner à tout un site sur SharePoint 2013 et donc l’ensemble des messages postés, les commentaires, les likes etc. remontent dans le newsfeed de l’utilisateur.

Deux outils sont présentés.

BadgeVille for SharePoint 

Permet d’ajouter de la gamification, l’idée est d’inciter les utilisateurs à faire certaines actions (tagguer, voter, commenter etc.).
Cela peut par exemple servir pour fidéliser des clients sur un extranet et les inciter (comme sur linked in par exemple) à remplir leur profil.
Cet outil s’interface avec de nombreux systèmes comme des CRM par exemple et possède un SDK.

Tryane : 

Mesure de l’impact du RSE et des communautés sur les autres outils du système d’information. Il est alors possible de visualiser de manière très graphique le détail de l’utilisation des MySites, des communautés etc. Il est jugé comme indispensable pour piloter et avoir un retour sur les usages d’un RSE.

Ceci permet de savoir si ces composants sont utilisés ou non et ce en fonction des services de l’entreprise (basé sur l’annuaire).
Une analyse des tendances et des usages ainsi qu’une mesure de l’impact du RSE sur les activités collaboratives est alors rendue possible.

Communautés mobiles :

Skydrive pro ne permet pas de stocker des listes en offline, il y a donc une perte de fonctionnalité par rapport à SPWorkspace.
Il est possible de faire une synchronisation locale d’une bibliothèque de document via skydrive pro, ce qui installera alors un client (type dropbox) permettant une synchronisation bidirectionnelle.
Il existe plus d’1 milliard d’utilisateurs de smartphone dans le monde et 50% en font une utilisation professionnelle, dans ce cadre SharePoint 2013 n’a pas négligé le travail sur les navigateurs mobiles (quasiment tous sont supportés) et sur les applications natives.
SharePoint NewsFeed App est d’ores et déjà disponible sur Windows Phone (bientôt sur iOS et Windows 8, encore rien de prévu sur Androïd).

3.   Customisation sur SharePoint 2013

Nabil (MCNext) et Augusto (Sogeti)

Présentation axée sur le WCM et le branding sur SharePoint 2013.

Création d’une masterpage :

La différence majeure repose sur le fait de pouvoir créer une masterpage sans avoir de compétence sur SharePoint. En effet en passant par le Design Manager d’une collection de site de type « publishing » il est possible de télécharger directement l’ensemble des fichiers HTML/CSS/JS/Images produites par un intégrateur HTML. Sur SharePoint 2010 il fallait impérativement créer soi même sa page maître elle composée de plusieurs custom controls (navigation, search, etc.) et donc se reposer sur un développeur compétent en ASP.NET.

Ceci peut également être réalisé en webdav (via l’explorateur windows) ce qui permet d’éditer directement le design d’un site dans notepad++ sans passer par un téléchargement de fichier plus éventuellement une publication et une approbation.

Une fois le fichier HTML téléchargé sur le site il est automatiquement convertit (autoconvert) en fichier « .master » et à chaque édition/sauvegarde de ce fichier (on ne travaille plus sur le .master) la masterpage est mise à jour.

Une fois ce fichier téléchargé, une preview est alors affichée et il est possible d’accèder à une galerie de snippets de code afin de récupérer les contrôles SharePoint habituels à disposition (topnavbar, search etc.). Ceux-ci devront être ajoutés au fichier HTML (en fait c’est l’ASP.NET commenté en HTML).

Ce design peut ensuite être packagé sous forme de WSP puis déployé sur un autre site (exemple lors de la démo d’un déploiement depuis du OnPremise vers du Online).

Device Chanel :

Il est possible de créer différentes master pour différents canaux. Un canal correspondant la plupart du temps à un device ou à un type de device mais celui-ci est repéré uniquement via le user agent (possibilité de créer un canal Firefox). Les composants eux-mêmes peuvent être gérés par canaux, la granularité est donc assez fine.

Nouveautés WCM :

    • Le mécanisme de variation met en œuvre un service de traduction automatique du contenu.
    • Beaucoup plus de souplesse d’un point de vue SEO
    • Les URLs sont propres (le /pages existe toujours mais l’utilisateur ne le voit plus).
    • Il est possible de publier du contenu à travers plusieurs sites (cross site publishing) via la content search webpart
    • Image rendition : redimensionnement automatique des images (activable ou non) qui est fait à la volée via le blob cache (configurable via web.config).
    • Navigation par métadonnées, utile par un catalogue de produits sur un site marchand par exemple. Il est possible d’ajouter toutes les métadonnées dans le termstore puis de créer les pages ensuite ou de faire l’inverse. Une nouvelle métadonnée dans le groupe « site navigation » créer une nouvelle entrée dans le menu même si aucune page n’existe derrière.
    • Plus de THMX, les thèmes sont basés sur du HTML5/CSS3
    • Possibilité d’utiliser Microsoft Express Web pour créer des pages

D’après le speaker la migration d’une masterpage 2010 vers 2013 est très simple (il suffirait de changer le hive 14 par 15), en effet du code SP2010 peut être exécuté sur une plateforme SP2013 en mode « cohabitation », mais ceci n’est pas forcément conseillé (à part dans certains cas limites).

Projet disponible sur codeplex : http://brandingsp2013.codeplex.com

4.  ITVision – Hébergement Multi tenant

Par Florent Grison (CEO).

Son site tourne actuellement sur SP2013 par contre il est passé de machine virtuelle à 12 GO de RAM à des machines physiques à 32Go de RAM.

Le multitenant peut être utilisé par un hébergeur (c’est comme cela que fonctionne office 365) mais aussi par une grosse DSI qui fournirait ce service en interne.

La création d’un tenant consiste à créer une application web et un application pool distinct pour chaque client, ceci permet d’isoler totalement leur application du reste de la ferme. Chaque client possède alors sa propre administration centrale allégée (admin du tenant) ce qui permet de déléguer l’administration au client.

5.  Retours d’expériences et implémentations sur SharePoint 2013

Par Guillaume MEYER 

Pour Lectra : un extranet client d’échange/publication de document a été créé. Le site est basé sur les technologies suivantes :

    • ASP.NET
    • Base Oracle
    • MOSS (BDC)
    • SP2013 (BCS)

Pourquoi 2013 ? utilisation des évènements distants, rationalisation des accès aux données par le CSOM.

Pour une banque : Gestion des dossiers d’achat (document sets), workflow d’approbation, types de contenus métier avec contrôle des budgets sur les métadonnées, usine à site projet.

6.  AvePoint

Par les responsables avant vente France / Europe.

Plus grosse équipe de dev au monde sur SharePoint (après celle de MS), existent depuis 2001 et sont fournisseurs global de solution pour l’infrastructure et la gouvernance de SharePoint.
Leurs produits sont revendus par IBM et NetApp car ils sont certifiés.
Support 24/7 et plus de 8000 clients.

Solutions fournies :

    • Migration (mapping d’utilisateurs, de types de contenus etc.) sans interruption de services et ce depuis Lotus, Fileshare etc.
    • Gestion des droits utilisateurs (connaissance de tous les droits d’un utilisateur donné dans toute une ferme, édition et copie possible)
    • Optimisation de données, externalisation de blob pour optimiser la base
    • Backup de contenu mais aussi d’une ferme complète (utile si le backup est fait par SP et que SP est tombé, alors impossible à remonter).
    • Reporting détaillé (connaissance de tout ce qui se passe sur une ferme SP)

Toute la plateforme ne nécessite qu’une seule installation et l’accès se fait via une seule IHM. DocAve Gouvernance Automation permet une délégation des tâches de l’IT aux utilisateurs (surcouche de leur outil d’administration).

Les outils supportent SP2010 et 2013 onPremise et online. Il est même possible de gérer du online et du onpremise via la même IHM (scénarioshybrides).

Migration possible de 20XX à 2013.
Réorganisation de contenu et synchronisation de contenu entre fermes distantes (WAN) avec gestion de la bande passante.
Cartographie des permissions et actions multiples d’administration.
1 licence / produit / serveur.

7.  TITUS Security suite for SharePoint

Par Gheroghe MOGA (directeur commercial France).

Cette solution ne protège pas contre hacking mais contre les actions commises par inadvertance des utilisateurs. L’outil sert à protéger des données très sensibles (juridique, brevets, finance, stratégie, états etc.). L’entreprise permet à SharePoint de traiter des données hautement confidentielles (travaille avec la CIA, interpol, FBI, gouvernements etc.).

L’outil consiste en un client installé sur tous les postes utilisateurs et permet de vérifier que l’utilisateur lors d’un export de document, d’un transfert etc. respectent la stratégie et les règles définies par l’entreprise. Chaque action est logguée et permet d’analyser d’éventuelles fuites de données.

8.  Best of SPC2012

Par Patrick Guimonet (Abalon) et Geoffrey Lalanne (AZEO).

Mots clés SP2013 : BUILD, SHARE, ORGANIZE.

Le chiffre d’affaire relative à SharePoint est passé de 1 Milliard de dollars en 2010 à 2 Milliards en 2012.
Faits majeurs :

    • Fin des releases majeures tout les 3 ans, des fonctionnalités seront ajoutées au fil de l’eau dans le cloud
    • Toutes les démos ont été faites sur un Office 365 hébergé à Amsterdam
    • Gros travail sur l’UI pour cette nouvelle version
    • Applications natives Windows 8 et Windows Phone dévoilées
    • Yammer disponible en SAAS via Office 365
    • Gros travail sur les performances (échange réseau et stockage) ce qui est très bénéfique pour l’utilisateur
    • On stocke maintenant les deltas de modification (plus de versionning avec copie complète du fichier)
    • Par défaut une APPS SharePoint est stockée dans Azure même en onPremise, Microsoft pousse beaucoup pour de l’utilisation d’Office 365

Définition de SharePoint : Une solution pour mettre à disposition des solutions métier.

Nouveautés WCM :

Metadata -> content search webpart -> visualisation des données

Search : 

    • Intégration complète de FAST dans SharePoint pour version standard et enterprise (FAST a été grandement simplifié).
    • SharePoint Foundation bénéficie de l’enterprise search de SP2010.
    • Le fonctionnement  natif de SharePoint 2013 utilise le moteur de recherche à 70%, s’il tombe SP est très sérieusement dégradé, il est complètement au cœur du système !
    • Les analytics sont basés sur le search.
    • Le crawler peut être maintenu en continu, en effet dans SharePoint 2010 un nouveau crawl ne pouvait pas commencer si le précédent n’était pas terminé. Dans SharePoint 2013 plusieurs crawl peuvent être lancés ensembles (parallélisation très consommatrice en ressources). Ceci donne une fraicheur et une grande réactivité à la recherche.
    • Possibilité de faire de la recherche hybride entre office 365 et onPremise (via VPN, ADFS et certificat).
    • Tous les frontaux bénéficient d’un service appFabric (cache distribué) qui permet le partage d’un cache beaucoup plus efficace pour de grosses recherches.

Gros focus sur la conformité : possibilité de locker un document en cas de litige (possible en 2010 mais on n’accède plus au doc).
Il faut encourager le passage de 2007 à 2013.
Possibilité de faire tourner une ferme 2013 dans Azure (supporté) mais pas mal de complexité associée (flux, nombre de VMs etc.), attention les clusters SQL ne sont pas encore dispo sur Azure.
Nouvel outil : Geoflow embarqué dans Excel
Goodies : Stencil Visio SP2013, excellent white paper sur l’enterprise search 2013.

les présentations devraient bientôt être disponible ici : http://www.ugsf.fr/SitePages/Accueil.aspx