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Planifier la gestion de contenu dans SharePoint – all worksheets


Avant de créer un portail de gestion de contenus, connu également sous le nom d’ECM (Enterprise Content Management), dans SharePoint, il est nécessaire de se poser les questions suivantes :

  • Quels sont les types de contenus (documents, média, contenus web, emails etc.) qui devront être stockés sur SharePoint ?
  • Ai-je identifié correctement l’ensemble du cycle de vie de tous ces contenus (création, consommation, archivage, destruction) ? Puis je tout gérer dans SharePoint ? Si oui comment ?
  • Quelle sécurité doit elle être appliquée sur ces contenus ?
  • Dois-je prendre en compte la notion d’archivage ? la valeur probante d’un document ? sa durée de conservation légale ? son sort final ?
  • Comment vais-je classer ces contenus ? puis je utiliser une taxonomie ?
  • etc.

Techniquement il faut aussi se demander :

  • Comment prendre en compte le volume des contenus et leur classification en fonction des limites connues du produit (par exemple la limite de 200Go par base de données de contenu).
  • Comment gérer les procédures de backup / restore ?
  • De quel niveau de disponibilité ai-je besoin ?
  • Les données doivent elle être exposées à l’extérieur de l’entreprise ?
  • De quelles capacités (hardware) vais-je avoir besoin au lancement du projet mais également au bout de 6 mois / 1 an / 5 ans ?
  • Le mode de classification tiendra-t-il la route sur le long terme techniquement ?
  • etc.

Afin d’avoir plus détail sur ces points et les étapes importantes en amont d’un projet ECM vous pouvez vous référer aux liens suivants :

Pour faciliter le transfert d’information entre les équipes gestionnaires de l’information et les équipes techniques en charge d’implémenter la plateforme SharePoint, Microsoft met à disposition des feuilles de travail Excel (worksheet). Cela permet également de se poser les bonnes questions et de fournir un recueil de besoin précis et  correspondant à la plateforme ciblée.

Pour vous aider, voici un tableau récapitulatif des worksheet et les domaines qu’ils concernent :

Problèmatique  concernée Lien
Sauvegarde et restauration http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=30372
Identifier les acteurs et leurs utilisations des documents http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=165871
Identifier les utilisateurs et analyser l’utilisation des documents http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=165873
Identifier les librairies de contenus, leurs fonctionnalités et leur répartition par site http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=165874
Idenifier les types de contenus, les étapes de leur cycle de vie et les workflows associés http://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878
Identifier les métadonées gérées, les termsets et par qui ils sont gérés http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=163486
Identifier les métadonées gérées dans le détail  : ensemble des termes par niveau. http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=163487
Format attendu pour le fichier d’input : http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee424396(v=office.14).aspx
Identifier le partage de métadonnées gérée à travers les types de contenus, les webapplications et les permissions associées http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=164578
Identifier le routage de contenu basé sur les métadonnées (content organizer) http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=189018&clcid=0×409
Identifier les règles de routage de contenu (content organizer) http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=189019&clcid=0×409
inPlace record management : Identifier les types d’enregistrements, leur type de contenu, les durées de rétention etc. http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=185011
Identifier l’ensemble des collections de site, sites, sous sites, tempaltes utilisés, la langue, la navigation, etc. http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=167837
Identifier les services à activer et leur confiuration sur une ferme SharePoint http://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=256658
Identfier les emails entrants et leur configuration http://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=267990

Le fait de compléter l’ensemble des ces éléments permet d’enrichir grandement la conception technique, l’architecture ainsi que les spécifications fonctionnelles. C’est donc quasi incontournable lors de la mise en place d’une solution ECM / ERM sur SharePoint.

Ceci peut être particulièrement pertinent dans le cadre d’une migration, en effet on part d’un existant qui peut être plus ou moins conséquent, il faut alors l’analyser et l’output de cette phase de content analysis peut être remonté dans ces worksheets afin de planifier également les transformations et réorganisations de contenus éventuelles.

En bonus voici le ZIP les comprenant toutes afin de vous faire économiser des clics 🙂

Worksheets-ECM-SharePoint2013 (-> renommer le « *.key » en « *.zip » après le download, merci wordpress).

Source : http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262451.aspx