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Réseaux Sociaux d‘Entreprise pourquoi et comment se lancer ?


Voici les slides du café iNext qui s’est déroulé à Genève le 26 juin 2014.

Une petite introduction :

Canal majeur du partage de l’information, les réseaux sociaux s’invitent naturellement dans le monde de l’entreprise. Cet événement, illustré par des cas d’usage, a pour objectif de décrire ce que doit être un réseau social d’entreprise (RSE), les changements induits, les freins à l’adoption, les principes de mise oeuvre et les facteurs de réussite. Quels outils peuvent être mis en oeuvre ? Sont-ils systématiquement délivrés en mode SAAS ? Nous parlerons de Yammer, leader mondial dans le domaine, mais aussi des fonctions sociales de SharePoint 2013 et des Add-Ons qui peuvent être utilisés tels que SITRION (anciennement NewsGator).

Automatiser ses processus métier avec SharePoint et Nintex


Voici les slides du café iNext qui s’est déroulé à Genève le 13 mai 2014.

Un petit résumé :

Découvrez les nouveautés du moteur de workflow de SharePoint 2013, ses possibilités Out of the Box et ses limites. Assistez aux démonstrations des outils de développement SharePoint Designer 2013, Visual Studio 2012 et Visio 2013 dans le cadre du déploiement d’un workflow simple. Partagez votre expérience et échangez avec nos experts sur les bénéfices de Nintex workflow pour SharePoint 2013 et Nintex Forms.

 

Déployer SharePoint sur un réseau étendu (WAN)


Besoin

Dans le cas d’une entreprise ayant son siège en France, une filiale aux US et une filiale en Inde et désirant mettre à disposition une GED, un Intranet et un RSE sur SharePoint avec une contrainte posée sur les temps de réponse utilisateurs qui doivent être inférieurs à 1 seconde, et au maximum à 3 secondes en pic de charge.

Temps de réponse

Il est important de comprendre comment se construit le temps de réponse perçu par l’utilisateur lors d’une requête sur un site SharePoint. De nombreux éléments sont mis en œuvre pour la construction d’une page SharePoint 2013, dépendant chacun de 1 ou plusieurs paramètres. En voici les principaux :

  • Taille de la page Web (ne devrait pas dépasser 1 Mo)
  • Paramètres de Cache du navigateur internet
  • Temps de lancement des ActiveX par le poste client
  • Nombre d’allers & retours dans la page web (HTTP GET et HTTP POST)
  • Nombre d’allers & retours entre le serveur Web et le serveur de base de données
  • Latence réseau entre le poste et la ferme SharePoint
  • Débit réseau entre le poste et la ferme
  • Paramètres des serveurs Web de SharePoint
  • Etat et contenu du cache des serveurs Web
  •  

Solutions envisageables

Afin de répondre au besoin précédemment exprimé, à savoir la mise à disposition d’une ferme SharePoint sur un réseau étendu (WAN), il est possible d’envisager les options suivantes :

  • Une ferme SharePoint 2013 centralisée + un ensemble d’outils ( de configurations ) permettant d’alléger au maximum le poids des pages et de réduire les latences dues au réseau.
  • Plusieurs fermes SharePoint et une synchronisation des données entre elles.

En outre il peut être envisagé d’avoir une partie des données centralisées (Intranet et RSE par exemple) et plusieurs GED différentes dans les filiales selon les usages (exemple : une GED centrale permettant d’échanger des données entre le siège et les filiales ainsi qu’entre les différentes filiales + des GEDs locales dans chacune des filiales).

Cas de la ferme étendue (stretched farm)

Pour information une « ferme étendue » (=stretched farm)  est maintenant supportée pour SharePoint 2013 à la condition que les sites géographiques des datacenter soient très proches et offrent une latence réseau  intra ferme (temps de réponse entre un web front end et un back end) inférieure à 1ms et une bande passante à 1Gb entre les serveurs. Ceci n’est donc pas une option dans le cadre du besoin exprimé.

Si ces conditions sont respectées il est possible de construire une ferme de ce type :

sharepoint 2013 ferme étendue

Pour plus d’information voir :

Configurer deux centres de données en tant que batterie unique (batterie « étendue ») pour fournir la haute disponibilité

Outils proposés par Microsoft pour une gestion centralisée

De nombreux outils ou fonctionnalités activables sont proposés par Microsoft afin d’améliorer les performances via une meilleure gestion de la bande passante grâce à de multiples systèmes de cache pour les pages ou les documents.

Utilisation du cache local pour les documents Office (ODC)

Depuis Office 2010 l’utilisateur bénéficie d’une solution de cache local nommé ODC (Office Document Cache), lorsqu’un utilisateur ouvre un document présent sur un serveur SharePoint, celui-ci est mis en cache (via un add-on IE), et lorsque l’utilisateur sauvegarde son document, l’upload vers le serveur se fait de manière asynchrone, l’utilisateur n’a donc pas conscience du temps de chargement.

En plus de cela ce cache permet une gestion différentielle du contenu des fichiers, si seulement un paragraphe d’un document Word a été modifié, celui-ci sera alors uniquement téléchargé.

office document cache

Liste des mes extensions IE Microsoft

Ce système de cache qui utilise le protocole FSSHTTP (File Sync via SOAP over http) permet donc :

  • une gestion Offline (ouverture d’un document alors que le serveur SharePoint est inaccessible)
  • une réduction de l’utilisation de la bande passante
  • une amélioration de l’expérience utilisateur avec l’impression de fluidité dans les upload, download.

Ceci ne fonctionne qu’avec un SharePoint Server 2010 / 2013, un client Office 2010 / 2013 et des documents basés sur le format Open XML (docx, xslsx, pptx etc.).

Pour plus d’informations voir :

Compression HTTP de  IIS 7.5

Celle-ci peut être effectuée sur les fichiers statiques (avec gestion de cache) et sur des réponses d’application dynamiques (plus consommateur en ressource CPU). Elle permet de réduire / d’optimiser la consommation de bande passante.

Pour plus d’informations voir :

HTTP Compression <httpCompression> 

Utilisation de BranchCache

Selon Technet, BranchCache est une fonctionnalité des systèmes d’exploitation Windows 7, Windows 8, Windows Server 2008 R2 et Windows Server 2012. Elle met en cache le contenu des serveurs Web et des serveurs de fichiers dans un réseau étendu sur les ordinateurs d’une filiale locale. Dans un environnement SharePoint Server 2013 à distribution géographique, BranchCache peut optimiser les performances du réseau étendu grâce à la mise en cache des fichiers volumineux que les utilisateurs téléchargent à partir de SharePoint Server 2013.

branchcache

BranchCache est conçu pour empêcher les accès non autorisés au contenu. Le contenu est chiffré lorsqu’il est transféré entre des homologues ou entre des clients et le serveur de cache hébergé. Le contenu peut être déchiffré seulement à l’aide des identificateurs fournis par le serveur de contenu principal. Le serveur de contenu fournit les identificateurs seulement aux clients autorisés. BranchCache prend en charge l’optimisation des téléchargements sur des transports sécurisés de bout en bout, tels que HTTPS et IPSec.

BranchCache optimise seulement les flux de trafic entre des serveurs Windows Server 2008 R2 ou Windows Server 2012 et des clients Windows 7 ou Windows 8. La fonctionnalité BranchCache est un composant facultatif sur Windows Server 2008 R2 ou Windows Server 2012 et elle doit être installée et activée. Pour optimiser le trafic SMB, le rôle de serveur de fichiers doit être activé. BranchCache est installé par défaut sur les ordinateurs clients Windows 7 ou Windows 8, mais les administrateurs doivent activer BranchCache et créer des règles de pare-feu pour autoriser le trafic entre les ordinateurs clients.

Une fois que vous avez installé et configuré BranchCache, un ordinateur du réseau de filiale met en cache les fichiers que les utilisateurs de la filiale téléchargent à partir de SharePoint Server 2013. BranchCache stocke également les métadonnées de versions de fichiers lorsque les applications Office 2013 suivantes accèdent à des fichiers :

  • SkyDrive Pro
  • OneNote
  • Word
  • Excel
  • Visio
  • PowerPoint

Pour plus d’informations voir : 

Utilisation de SkyDrive Pro

Beaucoup de confusions autour de ce nom et de cet outil. Ce nom correspond au service de synchronisation et de stockage de fichiers destiné à un usage professionnel. Il permet de stocker des fichiers, d’y accéder et de les synchroniser dans SharePoint Server 2013 à partir d’une station de travail cliente. Pas question de « cloud » ici donc, tout se passe sur les serveurs de l’entreprise, il faut faire le distingo avec Skydrive !

Dans SkyDrive Pro, la synchronisation est effectuée par le client de synchronisation Windows SkyDrive Pro installé avec Office 2013 ou disponible sous la forme d’une version autonome qu’il est possible d’utiliser avec de précédentes versions de Microsoft Office (Office 2010, Office 2007, etc.).

skydrive pro

De le cas d’une ferme centralisée, cet outil peut s’avérer très intéressant pour l’ensemble des collaborateurs :

  • utilisation des documents en offline
  • plusieurs utilisateurs peuvent travailler sur le même document en même temps puisque l’outil permet de résoudre les conflits s’il y en a
  • il existe des applications mobiles natives (iOS, Andoid, Windows Phone)

Pour en savoir plus et y voir plus clair :

– Vue d’ensemble de SkyDrive Pro dans SharePoint Server 2013

Utilisation des Office Web Apps

Généralement le fait de consulter un document dans le navigateur réduit consommation de données sur le réseau, en effet un affichage HTML d’un document word est moins lourd que le téléchargement de celui-ci.

De plus lorsque le document est important (grand nombre de pages), l’ensemble de celui-ci ne doit pas être téléchargé intégralement afin de pouvoir en visualiser une partie, la pagination en ligne permet de visualiser le document page par page, ce qui permet également d’économiser la bande passante.

Pour en savoir plus :

– Utiliser Office Web Apps avec SharePoint 2013

Stratégie de téléchargement minimal (ou MDS = Minimal Download Strategy)

La stratégie de téléchargement minimal utilise un seul fichier .aspx (start.aspx) pour vos pages avec l’URL réelle codée dans le texte suivant le signe dièse (‘#’). En se déplaçant entre les pages, seules les modifications entre deux pages compatibles sont téléchargées. Moins d’octets sont téléchargés et les pages s’affichent plus rapidement.

Elle n’est pas activée par défaut sur tous les sites (uniquement site d’équipe, de communauté, wiki, sites de projet et blogs) et pas forcément compatible avec toutes les personnalisations déployées (il faut créer des contrôles MDS compliant) ou tous les modèles de site (notamment sur les sites de publication).

Pour plus d’information :

Cache SharePoint 2013

SharePoint Server 2013 fournit quatre types de caches qui permettent d’améliorer la vitesse de chargement des pages Web dans le navigateur :

  • le cache BLOB (blob cache)
  • le cache de sortie de pages (output cache)
  • le cache d’objets
  • le cache de résultats de recherche anonyme

Le cache BLOB est activé et configuré dans le fichier Web.config de l’application Web à laquelle vous voulez l’appliquer. Un outil très pratique pour modifier les web.config d’une ferme complète à cet effet est SharePoint Blob Cache Manager.

Le cache de sortie de pages et le cache d’objets sont généralement configurés dans l’interface utilisateur au niveau de la collection de sites.

Il est également possible de définir des mécanismes spéciaux pour des types de contenus vidéos. L’un d’entre eux est mis à disposition par IIS Media Server et s’appelle le BitRate Throttling, il permet de fournir le contenu du fichier en fonction du débit du client et d’optimiser la consommation de bande passante une fois activé.

Pour plus d’informations :

Service de Cache distribué SharePoint 2013

Ce nouveau service est requis pour améliorer les performances de  :

  • l’authentification
  • des newsfeed
  • du security triming
  • de la vitesse de chargement des pages
  • etc.

Ce service peut être déployé selon deux modes : le mode dédié et le mode colocalisé. En mode dédié, tous les services autres que celui de cache distribué sont arrêtés sur le serveur d’applications qui l’exécute. En mode colocalisé, le service de cache distribué s’exécute avec les autres services sur le serveur d’applications. Pour déployer ce service, le mode dédié est recommandé.

Le service de cache distribué repose sur Windows Server AppFabric, qui implémente le service de mise en cache AppFabric. Windows Server AppFabric s’installe avec les éléments prérequis de SharePoint Server 2013.

distributed cache sharepoint 2013

Pour plus d’informations :

Réplication des données

Réplication des données via logshipping, mirroring, AlwaysOn cluster

SharePoint 2013 et SQL Server supportent ce type de mécanismes afin de dupliquer les données présentes sur la ferme du siège vers celle des filiales par exemple. Les données consultables dans les filiales étant bien sûr en read only. Cependant il est possible de mettre ce mécanisme en œuvre depuis les filiales vers le siège afin de partager une GED par exemple.

Ceci ne fonctionne pas pour toutes les bases de données, nous parlons ici principalement des bases de données de contenus. cf. Options de haute disponibilité et de récupération d’urgence prises en charge pour les bases de données SharePoint

Attention cependant le database mirroring est deprecated (ne sera plus supporté dans la prochaine version de SQL Server). http://technet.microsoft.com/en-us/library/ms143729.aspx

Mise en oeuvre d’un cluster SQL Server AlwaysOn pour SharePoint.

Réplication des données via développement spécifique

Ceci peut être fait au cas par cas via des procédures stockées en SQL afin de partager une base de données commune entre le siège et les filiales. Il est également possible de personnaliser le mécanisme de déploiement de contenu SharePoint afin de gérer, en fonction des besoins, les éléments qui doivent être dupliqués et ceux qui ne le seront pas.

Une exigence fréquente est celle de transfert de fichiers depuis les filiales vers le siège, du siège vers les filiales et inter filiales il est possible de développer une solution permettant aux utilisateurs de :

  • Déposer un fichier dans une zone du portail en précisant le sens de communication désiré (vers le siège, vers filiale) et le(les) utilisateurs cibles si besoin. Cette zone serait analysée continuellement par une routine permettant de transférer le fichier de manière asynchrone et optimisée vers la cible via un outil de type « RobotCopy » qui permet de gérer les conflits, les interruptions de service et les logs.
  • Le dépôt du fichier est donc fait en local, et le transfert est fait de manière asynchrone, ceci est totalement transparent pour l’utilisateur qui ne subit les latences réseau.
  • d’être avertit lorsque ce dépôt a été correctement effectué.

Solutions éditeur

Certaines solutions éditeur semblent répondre à la problématique de géo réplication des données de manière fiable, performante et sécurisée.

Une solution intéressante dans ce cadre est celle d’AvePoint nommée « DocAve Replicator », elle permet :

  • Une réplication de contenu en temps réel sur des bandes passantes limitées, pour que même les utilisateurs déconnectés puissent accéder 24×7 aux informations critiques parfaitement à jour
  • Le contrôle de débit permet de programmer et exécuter les processus de réplication sans consommation excessive de la bande passante du réseau
  • Sélection de réplications incrémentales et différences par octet
  • Réplication du contenu, des configurations, des données de sécurité,  des versions et utilisateurs – en bloc ou de façon granulaire – vers plusieurs destinations d’un coup.

DocAve Replicator for SharePoint

Metalogix semble également très bien tirer son épingle du jeu avec sa solution également nommée « Replicator« .

Metalogix replicator

Il existe également d’autres solutions telles que :

Ces éditeurs sont reconnus sur les problématiques de dispersion géographique, fuseau horaire différents, lien WAN à fiabilité variable…