SharePoint 2013 Document IDs – possibilités et limites


Le fait de pouvoir attribuer un identifiant unique à chaque nouveau document uploadé dans un site SharePoint est très utile, celui de pouvoir, de ce fait, bénéficier d’une URL unique pour chaque document tout au long de son cycle de vie et de ses déplacements l’est encore plus !

Malheureusement cette fonctionnalité montre rapidement ses limites dès que l’on cherche à la mettre en oeuvre à l’échelle d’une ferme. Pourquoi ? explications …

  1. Les identifiants uniques générés par le service de document ID, le sont uniquement au niveau d’une collection de site (la feature est de scope Site Collection) à travers tous ses sites / sous sites / librairies.
  2. Si un document est copié, un nouveau document id est créé.
  3. Les document sets peuvent également bénéficier de cette fonctionnalité.
  4. Si un document un déplacé vers une nouvelle librairie, site, collection de site ou application web le document ID est conservé.
  5. L’URL unique d’un document est de type : http://domainname/managedpath/sitename/_layouts/DocIDRedir.aspx?ID=documentid
  6. Si le document est déplacé vers une autre collection de site, l’URL unique associée ne fonctionnera plus. 
  7. Après un crawl incrémental ou FULL, l’URL fonctionnera de nouveau et redirigera vers le DISPFORM du document si l’identifiant reste unique dans la collection de site, ou vers une page de résultats de recherche si plusieurs document portent le même ID dans cette collection de site.
  8. Une solution pour palier à cela est alors de définir un préfixe au DOC ID pour chacune de vos collections de sites

sharepoint doc id

sharepoint dispform doc id

Et pourquoi ne pas intégrer un URL Shortener à tout cela pour aller plus loin ? 🙂

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