Utilisation des workflows SharePoint 2013


Cet article fait partie d’une série concernant la mise en oeuvre de liste externes et de workflows avec SharePoint. Les étapes suivantes seront passées en revue :

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SharePoint est souvent cité comme une plateforme permettant de mettre en oeuvre des Workflows, cependant ses capacités Out Of the Box restent très axées sur les documents (DocFlow) et donc plutôt limitées lorsqu’on parle de dématérialisation de processus métiers.

Il est, par exemple, assez simple de mettre en oeuvre de l’approbation documentaire avant publication (usage courant)  mais dès que l’on veut aller plus loin, cela peut vite se compliquer car il faut souvent avoir recourt à des développements chronophages.

La couverture fonctionnelle native de SharePoint

Typiquement si je veux créer un workflow de demande de congés, par défaut, SharePoint ne sait pas répondre à mon besoin. Je dois utiliser, au choix, l’une des solutions suivantes, en fonction de mon profil, de mes affinités avec les outils, de mes moyens :

  • SharePoint Designer 2013
  • Visual Studio 2012
  • Une solution tierce : Nintex, K2 ou autre

Au final j’aurais probablement une liste qui référencera un type de contenu « demande de congés », qui me permettra d’offrir un formulaire complet au demandeur. Son responsable hiérarchique pourra ensuite valider cette demande via une liste de tâches dédiée, mais plusieurs problèmes ne sont pas solvables sans développement :

  • trouver dynamiquement le responsable hiérarchique de l’utilisateur courant (en comptant sur le fait que celui-ci soit systématiquement renseigné dans le profil SharePoint de l’utilisateur)
  • Gérer la visibilité d’une tâche, en effet on ne veut pas que toutes les personnes qui accèdent à la liste de tâches puissent valider la tâche qui est affectée au manager du demandeur.
  • Avoir un affichage « user friendly » des demandes en cours pour le manager et pour le demandeur. Je veux pouvoir consulter les tâches qui me sont affectés en tant qu’individu ou que groupe.
  • Avoir un reminder paramétrable si une tâche n’a pas été traitée
  • Pouvoir réassigner une tâche automatiquement au bout d’un certain temps
  • Recevoir des alertes emails spécifiques et personnalisées me permettant d’interagir directement avec ma tâche afin de valider ou non la demande via un bouton dédié
  • Avoir un reporting sur le workflow : temps de traitement, le nombre de demandes annuelles,  etc.
  • etc.

Les fonctionnalités citées ci-dessus paraissent, pour certaines, être le béaba de tout outil de workflow, et bien ce n’est pas le cas de SharePoint 2013, qui, sans paramétrage avancé + développements ne sait pas répondre à ces besoins.

Nous disposons des fondations (moteur de workflow) mais pas des murs et encore mois de la décoration (affichages user centric). Un effort à fournir qui peut parfois être conséquent !

Evolution des Workflows dans SharePoint 2013

Les workflows SharePoint 2013 reposent sur WorkFlow Foundation 4.0, qui repose lui-même sur WCF. Les évolutions notables par rapport à 2010 sont entre autres :

  • la création entièrement déclarative (plus, pu très peu, de code serveur pour interagir avec le workflow) basée sur un designer Visual Studio 2012 (plus de détail dans le prochain article)
  • le gestionnaire de workflow (Workflow Manager 1.0) devient l’élément central de l’architecture des workflows et doit être installé en plus des binaires SharePoint 2013 classiques. S’il n’est pas installé sur la plateforme, seule la création de workflow de type SharePoint 2010 est possible avec SharePoint Designer 2013 (pas de modèles 2013 visibles).
  • Le gestionnaire de workflow a été développé dans une optique Azure, ce qui permet de gérer des worfklow à grande échelle et en répartissant la charge (exécution au sein d’une architecture mutualisée prise en charge). Il offre donc une plus grande évolutivité et scalabilité aux scénariis liés aux workflows.
  • Les workflows natifs (disponibles dans l’interface d’un site SharePoint quelconque) sont uniquement des modèles SharePoint 2010.
  • REST et le Service Bus permettent d’interagir avec le workflow manager via le CSOM
  • SharePoint Designer 2013 a été grandement amélioré concernant la création de workflow et devient donc un outil privilégié dans ce type de contexte
  • évolution de la gestion et de la présentation des tâches (validation rapide via une check box, agrégation de tâches cross collection de site via l’application de service « Work Management »)

Modifications de l’architecture dans les flux de travail

Un point important est la rétrocompatibilité de ce système avec les workflows de type SharePoint 2010 qui sont toujours utilisables (le moteur est toujours présent). Plutôt rassurant pour les entreprise qui ont largement investit sur ces modèles (et il y en a) car ce ne sera pas un frein pour migrer vers SharePoint 2013. De même il est possible de continuer à développer des workflows de types SharePoint 2010, même si, avec cette nouvelle version, on se doute bien que ceux-ci ne seront pas éternels et qu’il vaut mieux privilégier un workflow de type SharePoint 2013 si possible.

Workflows Natifs SharePoint 2013

Comme précisé ci dessus, ce sont les mêmes que ceux présents dans la version 2010, ils sont d’ailleurs de type 2010. Voici les fonctionnalités que l’on retrouve au niveau de la collection de site : features workflows par défaut sharepoint 2013 Dans une bibliothèque de documents on retrouve les workflow suivants : workflows natifs sharepoint 2013

  • Approbation – SharePoint 2010 : Envoie un document pour approbation. Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter le document, réattribuer la tâche d’approbation, ou requérir la modification du document
  • Approbation de destruction : Gère l’expiration et la rétention de documents en autorisant les membres à conserver ou supprimer les documents expirés.
  • Approbation de publication : Envoie une page pour approbation. Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter la page, réaffecter la tâche d’approbation ou demander des modifications à la page.
  • Recueillir les commentaires : Envoie un document en révision. Les réviseurs peuvent insérer des commentaires qui seront compilés et envoyés au propriétaire du document à la fin du flux de travail.
  • Collecte des signatures : Rassemble les signatures nécessaires pour achever un document Microsoft Office.
  • Trois états : Ce flux de travail permet de suivre les éléments d’une liste.

Bien choisir son outil pour créer un nouveau workflow

SP Designer 2013 vs Visual Studio 2012 vs Solutions tierces (K2 offre, par exemple, de très bon outil de design de process et de création de formulaires).

Il faut alors choisir en fonction du profil de la personne qui va créer le workflow, s’il elle a des compétence en développement et est familière de Visual Studio ou pas.

Si l’entreprise décide d’investir plus largement sur une plateforme de développement de processus métier critiques ou centraux pour certaines équipe, des outils tels que Nintex ou K2 BlackPearl / K2 BlackPoint

Fonctionnalité / requis SharePoint Designer Visual Studio
Permet le développement rapide de Workflow Oui Oui
Permet de réutiliser des workflows Un workflow peut être utilisé uniquement par la liste ou bibliothèque à laquelle il a été développé. Toutefois, SharePoint Designer fournit des workflow réutilisables qui peutvent être utilisés plusieurs fois dans le même site. Un workflow peut être écrit comme un modèle de sorte qu’après avoir déployé, il peut être réutilisé et associé à une liste ou une bibliothèque.
Inclure un workflow dans une solution SharePoint (WSP) ou application pour SharePoint Non Oui
Permet de créer des actions personnalisées Non. Toutefois, SharePoint Designer peut consommer et implémenter des actions personnalisées qui sont créées et déployées à l’aide de Visual Studio. Oui. En revanche, vous devez savoir que dans Visual Studio, les activités sous-jacentes, pas les opérations correspondantes, sont utilisées.
Permet d’écrire du code personnalisé Non Non. Nouveauté SharePoint 2013, workflow déclaratifs uniquement et Visual Studio s’appuie sur le designer pour le développement de workflow.
Utilisation de Visio Professional pour créer une logique de workflow Oui Non
Déploiement Déployés automatiquement sur la liste, bibliothèque ou sur le site sur lequel ils ont été créés. Créer un fichier de package (.wsp) de solution SharePoint et le déploie dans le site (SPWeb).
Publication en 1 clic Oui Oui
Packaging et déploiement sur un serveur distant Oui Oui
Débogage Non. workflow peut être débogué à l’aide de Visual Studio. Mais pas encoe mis en œuvre.
Utilisation exclusive des actions qui sont approuvées par l’administrateur de site Oui Oui. Nouveauté SharePoint 2013, dans les versions précédentes les workflow et les actions créées à l’aide de Visual Studio étaient basés sur du code et déployés dans l’étendue de la ferme de serveurs (approbation administrateur non requise).

Installation de workflow Manager 1.0 et du Service BUS

La procédure est décrit de manière très précise dans le document de Critical Path référencé dans Créer son environnement de développement SharePoint 2013 sur VMWare Player.

  1. L’installation de service Bus et de Workflow Manager 1.0 se fait via le Web Platform Installer sous réserve que la machine soit connectée au web.
  2. Télécharger et installer WebPlatform Installer 4.5
  3. Dans le webplatform Installer chercher « Service Bus », installer Service Bus 1.0 puis le cumulative update 1 de Service Bus 1.0
  4. Chercher « Workflow Manager », installer Workflow Manager 1.0 mais ne pas le configurer (fermer l’installeur avant de lancer le wizzard), installer le cumulative update 1 de workflow Manager 1.0.
  5. exécuter les script suivant Script05_CreateWorkflowFarm.ps1
$ErrorActionPreference="SilentlyContinue"
Stop-Transcript | out-null
$ErrorActionPreference = "Continue"
Start-Transcript -path C:\output.txt -append
# do some stuff

# add SQL Server login for WINGTIP\sp_workflow
# add this login to roles of securityadmin and dbcreator
$sql = "CREATE LOGIN [SPALEX\sp_workflow] FROM WINDOWS WITH DEFAULT_DATABASE=[master], DEFAULT_LANGUAGE=[French]
        GO
        ALTER SERVER ROLE [securityadmin] ADD MEMBER [SPALEX\sp_workflow]
        GO
        ALTER SERVER ROLE [dbcreator] ADD MEMBER [SPALEX\sp_workflow]"

# invoke this SQL command
Invoke-Sqlcmd -ServerInstance "SPAlexandre\SQLSharePoint" -Query $sql

# determine path to CreateWorkflowFarmScript.ps1
$currentScriptPath = $MyInvocation.MyCommand.Path
$scriptFolder = Split-Path $currentScriptPath
$targetScriptPath = Join-Path $scriptFolder "\CreateWorkflowFarmScript.ps1"

Write-Host
Write-Host "Executing script $targetScriptPath using credentials of sp_workflow"
Write-Host "This script will execute within its own window"

# Get the Farm Account Creds
$serviceAccountName = "SPALEX\sp_workflow"
$serviceAccountPassword = "yourpassword"
$serviceAccountSecureStringPassword = ConvertTo-SecureString -String $serviceAccountPassword -AsPlainText -Force
$serviceAccountCredentials = New-Object -TypeName System.Management.Automation.PSCredential -ArgumentList $serviceAccountName, $serviceAccountSecureStringPassword

# Create a new process with UAC elevation
Start-Process $PSHOME\powershell.exe `
                -Credential $serviceAccountCredentials `
                -ArgumentList "-Command Start-Process $PSHOME\powershell.exe -ArgumentList `"'$targetScriptPath'`" -Verb Runas" -Wait

Write-Host
Write-Host "Reverting back to identity of SPALEX\Administrateur"
Write-Host

# register workflow farm with SharePoint farm
Add-PSSnapin Microsoft.SharePoint.Powershell
Write-Host "Registering new workflow farm with SharePoint farm to support SharePoint 2013 workflows"
Register-SPWorkflowService –SPSite "http://spalexandre" –WorkflowHostUri "http://spalexandre:12291" –AllowOAuthHttp
Stop-Transcript

Ce script lancera automatiquement celui-ci CreateWorkflowFarm.ps1 :


$wfinstallpath = (Get-ItemProperty "HKLM:\Software\Microsoft\Workflow Manager\1.0" INSTALLDIR).INSTALLDIR
$wfinstallpath = $wfinstallpath.TrimEnd('\')

if ($SetDirectory){
Set-Location $wfinstallpath
}

[Environment]::SetEnvironmentVariable("PSModulePath", [Environment]::GetEnvironmentVariable("PSModulePath","Machine"))
Import-Module WorkflowManager

# Create new SB Farm
Write-Host "Creating new service bus farm..."
$SBCertificateAutoGenerationKey = ConvertTo-SecureString -AsPlainText -Force -String 'yourpassword' -Verbose
New-SBFarm `
-SBFarmDBConnectionString 'Data Source=SPAlexandre\SQLSharePoint;Initial Catalog=WF_ServiceBus_ManagementDB;Integrated Security=True;Encrypt=False' `
-InternalPortRangeStart 9000 `
-TcpPort 9354 `
-MessageBrokerPort 9356 `
-RunAsAccount 'SPALEX\sp_workflow' `
-AdminGroup 'BUILTIN\Administrateurs' `
-GatewayDBConnectionString 'Data Source=SPAlexandre\SQLSharePoint;Initial Catalog=WF_ServiceBus_GatewayDatabase;Integrated Security=True;Encrypt=False' `
-CertificateAutoGenerationKey $SBCertificateAutoGenerationKey `
-MessageContainerDBConnectionString 'Data Source=SPAlexandre\SQLSharePoint;Initial Catalog=WF_ServiceBus_MessageContainer;Integrated Security=True;Encrypt=False' | Out-Null

# Create new WF Farm
Write-Host "Creating new workflow manager farm..."
$WFCertAutoGenerationKey = ConvertTo-SecureString -AsPlainText -Force -String 'yourpassword' -Verbose
New-WFFarm `
-WFFarmDBConnectionString 'Data Source=SPAlexandre\SQLSharePoint;Initial Catalog=WF_ManagementDB;Integrated Security=True;Encrypt=False' `
-RunAsAccount 'SPALEX\sp_workflow' `
-AdminGroup 'BUILTIN\Administrateurs' `
-HttpsPort 12290 `
-HttpPort 12291 `
-InstanceDBConnectionString 'Data Source=SPAlexandre\SQLSharePoint;Initial Catalog=WF_InstanceManagementDB;Integrated Security=True;Encrypt=False' `
-ResourceDBConnectionString 'Data Source=SPAlexandre\SQLSharePoint;Initial Catalog=WF_ResourceManagementDB;Integrated Security=True;Encrypt=False' `
-CertificateAutoGenerationKey $WFCertAutoGenerationKey

# Add SB Host
Write-Host "Creating new service bus host..."
$SBRunAsPassword = ConvertTo-SecureString -AsPlainText -Force -String 'yourpassword' -Verbose
Add-SBHost `
-SBFarmDBConnectionString 'Data Source=SPAlexandre\SQLSharePoint;Initial Catalog=WF_ServiceBus_ManagementDB;Integrated Security=True;Encrypt=False' `
-RunAsPassword $SBRunAsPassword `
-EnableFirewallRules $true `
-CertificateAutoGenerationKey $SBCertificateAutoGenerationKey

Try {
# Create new SB Namespace
New-SBNamespace `
-Name 'WorkflowDefaultNamespace' `
-AddressingScheme 'Path' `
-ManageUsers 'SPALEX\sp_workflow','SPALEX\Administrateur'

Start-Sleep -s 90
}
Catch [system.InvalidOperationException]{}

# Get SB Client Configuration
$SBClientConfiguration = Get-SBClientConfiguration -Namespaces 'WorkflowDefaultNamespace' -Verbose

# Add WF Host
Write-Host "Creating new workflow manager host..."
$WFRunAsPassword = ConvertTo-SecureString -AsPlainText -Force -String 'yourpassword' -Verbose;
Add-WFHost `
-WFFarmDBConnectionString 'Data Source=SPAlexandre\SQLSharePoint;Initial Catalog=WF_ManagementDB;Integrated Security=True;Encrypt=False' `
-RunAsPassword $WFRunAsPassword `
-EnableFirewallRules $true `
-SBClientConfiguration $SBClientConfiguration `
-EnableHttpPort `
-CertificateAutoGenerationKey $WFCertAutoGenerationKey

Write-Host "Workflow manager setup complete"
Write-Host

Afin de tester le fait que l’installation et la configuration soit OK, lancer SharePoint Designer 2013 qui devrait maintenant proposer les modèles de workflow Sharepoint 2013. workflow sharepoint designer 2013

Les types de workflow SharePoint 2013 dans SharePoint Designer

SharePoint Designer 2013 est l’outil privilégié pour créer de petit DocFlow. Il offre la possibilité de créer de nouveaux flux de travail : workflows natifs sharepoint designer 2013

  • sur une liste ou une bibliothèque donnée
  • réutilisable : avec très peu d’action disponibles et sans possibilité de manipuler des métadonnées, ce qui est tout de même souvent une nécessité …
  • sur un site donné
  • importé depuis Visio 2013 (SharePoint Designer et Visio 2013 – MSDN)

Ces workflows peuvent ensuite être déployés sur le site en un clic et être sauvegardés en tant que modèle pour être déployés sur un autre environnement. Attention à cette étape qui est souvent très chaotique car le wokflow est souvent lié à de nombreuses variables de votre environnement de dev qui ne sont pas présentes en production. De plus les environnements doivent être complètement ISO.

Une des grosses nouveautés dans les actions est l’appel d’un service web HTTP permettant d’interagir avec SharePoint mais aussi de nombreux autres systèmes afin de déclencher des actions métier. Il est également possible de créer des branches parallèles très simplement.

Toutes les actions sont décrites ici : référence des actions de workflow SharePoint Designer 2013 MSDN

workflow sharepoint designer 2013 - actions

Les types de workflows disponibles dans Visual Studio 2012

On y retrouve des Workflows de type SharePoint 2010 (logo grisé) et des workflows de type SharePoint 2013 (logo bleu).

  • Flux de travail SharePoint 2013
  • Activité personnalisée de flux de travail SharePoint 2013
  • Flux de travail séquentiel SharePoint 2010
  • Flux de travail de la machine a états SharePoint 2010

workflow sharepoint 2013 visual studio 2012 On retrouvera également un flux de travail de type machine a état dans le workflow SharePoint 2013 (le 1er de la liste). Mais ça, c’est pour le prochain article. Il y a aussi un projet de type « SharePoint 2010 – importer le flux de travail réutilisable » disponible à la création. visual studio 2012 rpojets sharepoint 2013 En espérant avoir planté le décor autour de ce vaste sujet SharePoint 2013.

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15 réflexions au sujet de « Utilisation des workflows SharePoint 2013 »

  1. Ping : Utilisation des workflows SharePoint 2013 | sha...

  2. Ping : Création d’un workflow de type State Machine (machine à état) SharePoint 2013 | SharePoint 2013 - Blog technique d'Alexandre DAVID

  3. Ping : Event Handler de modification des autorisations sur les tâches d’un workflow SharePoint | SharePoint 2013 - Blog technique d'Alexandre DAVID

  4. Ping : Comment afficher les tâches affectées à un utilisateur SharePoint et à ses groupes | SharePoint 2013 - Blog technique d'Alexandre DAVID

    1. Alexandre DAVID Auteur de l’article

      de manière automatisée vous voulez dire ?
      via une action de workflow spécifique ou sinon un outil tel que Nintex le gère automatiquement.
      SharePoint ne pas de permissions sur les tâches de base.

      Répondre
      1. Chifae Anfar

        Merci pour votre réponse, quelle action sert à la gestion des tâches,car ça fait presque un mois que j’essaye de résoudre ce problème. Et merci encore une fois

        Le 20/04/2016, SharePoint 2013 – Blog technique dAlexandre

  5. Mickael Jouot

    Bonjour,
    Très bon article, très intéressant. J’avoue que j’en aurais voulu plus ! J’ai encore du mal à voir toutes les possibilités des workflows SharePoint (2010 et 2013).

    Je commence tout juste sur SharePoint 2013 (je n’en ai vu aucun autre) et, étant stagiaire en informatique, je suis censé prendre en main l’outil et en explorer les capacités (avec une vision plus développeur que fonctionnel).

    Je m’interroge d’ailleurs, si vous deviez reproduire votre site web, sur lequel nous sommes, et qui est fait grâce à WordPress, est-ce qu’il y aurait des fonctionnalités, des visuels ou autres qui ne seraient pas réalisables avec SharePoint ?

    De plus, quel site recommanderiez-vous lorsqu’on cherche des informations, des tutos ? Car les articles du « Microsoft Developper Network » sont intéressants mais souvent trop généraux et pas assez proche de l’expérience utilisateur et développeur.

    Merci d’avance pour votre réponse, je pense passer quelques temps sur votre site! 🙂

    Bonne journée,

    Mickael

    Répondre
    1. Alexandre DAVID Auteur de l’article

      Bonjour Mickael,
      Content que cet article vous plaise. En effet il y a beaucoup de choses à dire sur le sujet, concernant les workflows dès que je peux j’utilise Nintex qui permet de produire rapidement des choses bien plus élaborées qu’avec les outils standards MS.
      Concernant la partie puublishing SharePoint on peut arriver à des layouts type wordpress moyennant un peu de développement (masterpage, CSS, page layout). Un bon point de départ aujourd’hui pour développer c’est les Office DEV PnP (Patterns and Practices).
      Pour les tutos il faut avoir des sujets précis en tête, les formuler en anglais sur votre moteur de recherche favori et la communauté SharePoint étant relativement étendue vous trouverez votre bonheur sur un des nombreux blogs dédiés au sujet.

      Répondre
      1. Mickael Jouot

        Bonjour Alexandre et merci de votre réponse !
        Merci de vos conseils, je vais me pencher sur les Office Dev PnP 🙂

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